お預かりするものについて、そのままご説明します。

1. データの保存場所

お預かりするデータは、日本国内のサーバーに保存しています。 園児の氏名、写真、健康情報を含め、保存先が国外になることはありません。

ただし、保守と障害対応のために、ベトナムにある当社の親会社の技術者がデータを取り扱うことがあります。 これは個人情報保護法第28条にあたるため、法令に定める基準に適合する体制を整えたうえで行っています。詳しくはプライバシーポリシーの第7項をご覧ください。

自治体との契約や園の内規で、保守作業も含めて国内に限ることが求められる場合は、個別にご相談ください。

2. 暗号化

通信は TLS 1.3 で暗号化します。古い端末のために TLS 1.2 も受け付けますが、それより古い方式は無効にしています。

保存しているデータベースとファイルは、事業者の基盤側で暗号化されています。加えて、健康情報・アレルギー情報・与薬の記録など特に配慮が必要な項目は、つなぐノート側でも暗号化してから保存します。

3. アクセス権限

だれが何を見られるかは、役割で決まります。

だれが・いつ・どの情報を見たか、または変更したかは監査ログに残ります。このログは読み取り専用で、弊社の担当者にも消せません。園長は管理画面からいつでもご覧いただけます。

4. 翻訳時の第三者提供

翻訳のために、文章を外部の事業者に送る場合があります。送る先は次のとおりです。

現在、自由入力文の機械翻訳は有効にしていません。 多言語表示は、人が確認した定型文で行っています。定型文で表せる連絡は、外部の翻訳サービスへ送信していません。

機械翻訳を導入する際は、事業者名と所在国、および契約内容をプライバシーポリシーに明記し、あらためて同意をいただいてから開始します。

導入する場合も、入力した内容をモデルの学習に使わないことを条件とした有償プランのみを用います。無償プランは使いません。 多くの事業者の無償プランは、入力されたデータを品質改善やモデルの学習に使うことを利用規約で認めており、お子さんの情報をそこに流すわけにはいかないからです。

なお、よく使う連絡300種はあらかじめ12言語に訳してあります。この定型文を使う限り、文章が外部の事業者に送られることはありません。 300種は、日々の連絡でよく使う場面を集めたものです。実際に何割を定型文でまかなえたかは、導入園での実測が出しだい、この欄に数字で書きます。

提供先の事業者を変更する場合は、変更の前にお知らせします。

5. 退園後のデータ

お子さんが退園されたあとの扱いです。

保護者からの削除のご請求には、法令で保存が義務づけられているものを除き、原則として2週間以内に対応します。

6. データの持ち出し

いつでも、園の管理画面から書き出せます。弊社に依頼する必要はありませんし、費用もかかりません。

• 園児・保護者・クラス・出欠・連絡履歴 → CSV
• 写真・動画 → ZIP
• 月案・週案・日誌・要録 → PDFとCSV

解約されるときも同じです。データを人質にとるようなことはしません。

7. 写真の取扱い

• 写真の掲載は、お子さんごとに個別の同意をいただきます。園全体でまとめて、という形にはしません。同意はいつでも取り消せます。
• 顔での自動タグ付けは、同意をいただいた場合にのみ働きます。既定では無効です。
• ダウンロードした写真には、園名と日付のすかしを入れられます（園の設定で選べます）。
• 写真のURLは推測できない文字列で、有効期限があります。URLを知っている人なら誰でも見られる、という作りにはしていません。
• 写真販売は任意です。無料プランの園にも、写真販売の利用を条件にすることはありません。

8. インシデント対応

万が一、情報の漏えい・滅失・毀損、またはそのおそれが生じた場合の対応です。

• 把握してから24時間以内に、園のご担当者へ第一報をお送りします。原因が分からない段階でも、分かっていることだけをお伝えします。
• 個人情報保護委員会へ報告します（速報はおおむね3〜5日以内、確報は30日以内。不正アクセスによる場合は60日以内）。
• 対象となる保護者へのご連絡は、園と相談のうえ、文面もこちらでご用意します。12言語でご用意します。
• 収束後、原因と再発防止策を文書でご報告します。公表が適切な場合は公表します。